Und monatlich grüßt das Projekt-Budget

Maschinen brauchen ab und an einen Schluck Öl, Software ein Update und Staubwedeln steht ebenfalls immer wieder aufs Neue ins Haus. Manchen Projekten fehlt das befreiende »Fertig!« am Ende – und in mite die Option, sie geschmeidig budgetieren zu können.

Wurde für einen Wartungsvertrag beispielsweise ein zeitlicher Rahmen von 20 Stunden pro Monat vereinbart, musste man einen jeden Monat ein frisches Projekt mit ebendiesem Budget erstellen um die Auslastung genau im Auge behalten zu können.

Funkelnagelneu! Können für Projekte ab sofort auch monatliche Budgets hinterlegt werden. Wie gewohnt in Stunden oder Euro bzw. einer anderen Währung.

Budget für ein Projekt hinterlegen

Die neue Option findet sich unter dem Menüpunkt »Projekte«; an der Stelle, an der man auch bisher bereits Budgets eingeben konnte.

Die prozentuale Auslastung des monatlichen Budgets samt verbleibenden bzw. überschrittenen Stunden bzw. Euros wird dann ebenfalls in den gewohnten Bereichen von mite angezeigt: bei einer Auslastung von ‘kritischen’ 75% oder mehr auf dem Übersichtsreport sowie immer unter »Reports => Projekte« und nicht zuletzt ausführlich auf dem Detailreport des Projekts samt etwaigem Kundenzugang.

Detailreport eines aktiven Projekts: Aktuelle Budgetauslastung

Bei aktiven Projekten wird auf dem Detailreport rechts oben der Stand des aktuellen Monats angezeigt, bei archivierten Projekten stattdessen der Durchschnitt.

Detailreport eines aktiven Projekts: Budget-Details der einzelnen Monate

Per Klick auf »Einzelne Monate anzeigen« zeigt mite Details an: Für alle Monate ab dem ersten Zeiteintrag des Projekts bis zum letzten finden sich hier die erfassten Stunden bzw. Euro, die verbleibenden bzw. überschrittenen Pendants sowie die prozentuale Budgetauslastung.

Monate ganz ohne Daten werden grundsätzlich nicht in den Schnitt miteinberechnet. Existiert mindestens ein Zeiteintrag, gilt der Monat auch für den Schnitt, selbst wenn seine Dauer null Minuten beträgt.

Hoffentlich hilft euch diese Erweiterung, wiederkehrende Budgets künftig besser im Auge zu behalten. Wir freuen uns sehr über Feedback und konstruktive Verbesserungsvorschläge aus dem Alltagseinsatz. Pflege voran!

Julia in Neue Features

Änderbare Logins

Jeder mite.account steht unter einer eigenen, eindeutigen Internetadresse parat. Das persönliche Login wählt man bei der Erstellung des Accounts. Lautet das Login beispielsweise »meinteam«, steht mite unter https://meinteam.mite.yo.lk zur Seite.

Dieses Login lässt sich nun auch nachträglich ändern – hilfreich, falls beispielsweise die Firma umbenannt wurde. Der Besitzer des Accounts und Administratoren finden dieses frische Feature ab sofort unter dem Menüpunkt »Account«.

Ändert man das Login eines Accounts, steht der umbenannte Account dann mit sofortiger Wirkung samt aller Daten unter der neuen Adresse parat. Bitte informiert daher eure Teammitglieder über die Aktualisierung, so dass sie nicht ins Schwarze klicken. Auch die Links zu etwaigen freigegebenen Projektreports (die sogenannten Kundenzugänge) verändern sich durch eine Umbenennung, bitte gebt ergo auch euren Kunden oder anderen Dritten Bescheid. Merci!

Julia in Neue Features

Zeiteinträge als Vorlage kopieren

Obgleich sich Arbeitstage oft stark im Detail unterscheiden, ähnelt sich häufig ihre Grundstruktur. Irgendwann im Laufe des Tages checkt man Mails, kümmert sich um Administratives, bringt sich in einer Besprechung auf den neuesten Stand und treibt das eigene Projekt voran.

Anstatt jeden Arbeitstag aufs Neue die immergleichen Zeiteinträge frisch erstellen zu müssen, kann dich mite ab sofort beim morgendlichen Schnellstart unterstützen. Mit einem Klick können die Zeiteinträge des letzten Arbeitstags nun als Vorlage auf den aktuell ausgewählten Tag kopiert werden.

Zeiteinträge des letzten Arbeitstags als Vorlage kopieren

Klicke dafür auf einem Tag, für den du noch keine Zeiten erfasst hast, auf den Link »Einträge des letzten Arbeitstags als Vorlage kopieren«. mite übernimmt dann Projekt und Leistung der Zeiteinträge, entfernt etwaige Bemerkungen und nullt ihre Dauer. Auf diesen „rohen“ Zeiteinträgen kann man dann direkt losstoppen oder die Dauer durch die tatsächlich gearbeitete ersetzen.

Speziellere Zeiteinträge, die auf dem aktuellen Tag nicht erneut benötigt werden, lassen sich mit einem Klick fix löschen. Als letzter Arbeitstag gilt der letzte Tag, für den mindestens ein Zeiteintrag erstellt wurde – egal ob Werktag, Wochenende oder Feiertag. Zeiteinträge, deren Projekt und/oder Leistung unterdessen archiviert wurden, werden nicht kopiert. Selbstverständlich lassen sich die kopierten Zeiteinträge durch weitere manuell erstellte ergänzen, an den gewohnten Optionen zur Zeiterfassung ändert sich nichts.

Wir hoffen sehr, dass euch diese frische Option Tag für Tag Zeit sparen wird und die leidige Zeiteingabe so einfacher von der Hand geht. Lasst uns gerne wissen, wie ihr mit dem neuen Feature zurechtkommt. Wir freuen uns sehr über konstruktives Feedback!

Julia in Neue Features

DynaMite 3

Mac-User, aufgepasst: Ist Lion oder höher im Einsatz? Falls ja, haben wir schicke Neuigkeiten. DynaMite, der schlanke Client für mite unter Mac OS, steht ab sofort in Version 3 parat!

DynaMite 3

Was ist DynaMite?

DynaMite ist eine optionale Erweiterung für Mac-Nutzer, entwickelt und betreut vom Schweizer MediaAtelier. DynaMite nistet sich direkt in der Menüleiste deines Macs ein. Läuft eine Stoppuhr, wird sie dir dort samt Dauer prominent angezeigt – Stoppuhren kann man so fast nicht mehr vergessen. Direkt in der Menüleiste kannst du die Stoppuhr anhalten oder die gemessene Dauer modifizieren. Über ein kleines Aufklappmenü können zudem mit einem Klick neue Zeiteinträge samt tickender Uhr erstellt werden.

Was ist neu in Version 3?

  • Optionaler automatischer Stopp der Uhr nach x Minuten Inaktivität
  • Zeiteinträge mit mehrzeiligen Bemerkungen
  • Tagessummen führen per Klick auf die korrespondiere mite.seite
  • Dauer laufender Stoppuhr in der Menüleiste erhöhen / verringern
  • Einfacher Wechsel zwischen unterschiedlichen mite.accounts

Was kostet DynaMite 3?

DynaMite wird nicht von uns, sondern vom unabhängigen Schweizer MediaAtelier angeboten und ist daher nicht inklusive. DynaMite kostet (einmalige) 12€. Für ein Upgrade von DynaMite 1 oder 2 werden nur 5€ fällig. Wurde DynaMite 1 oder 2 am oder nach dem 1. September 2012 erworben, ist das Upgrade gratis.

DynaMite installieren

DynaMite spricht mit deinem mite über die mite.api, unsere offene Datenschnittstelle. Bitte aktiviere daher vor Installation von DynaMite den Zugriff über die mite.api für deinen Benutzer. Die Option findet sich per Klick auf den eigenen Benutzernamen rechts oben in deinem mite. Bitte aktiviere dort die entsprechende Checkbox im Abschnitt »mite.api« und übernehme die Änderung per Klick auf den orangefarbenen »Sichern«-Button ganz unten auf der Seite.

Installiere dann DynaMite auf deinem Mac. Während der Einrichtung wird der Client nach deinem Kontonamen fragen: das ist die Subdomain deines Accounts. Bei einem Login unter https://demo.mite.yo.lk lautet diese beispielsweise »demo«.

Später wird ein Dialogfenster aufpoppen, das dich nach deiner E-Mailadresse und deinem Passwort fragt, oder aber um Erlaubnis bittet, diese im Schlüsselbund gespeicherten Benutzerdaten aus mite verwenden zu dürfen. Bitte gib diese Informationen ein oder bestätige diese Nachfrage per Klick auf »Immer erlauben«. DynaMite benötigt diese Angaben, um sich mit deinem mite.account verbinden zu können.

Merci, MediaAtelier

Unser herzliches Dankeschön geht an Stefan vom MediaAtelier für die engagierte Weiterentwicklung. Merci, und grüezi nach Züri!

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Update 2019: Das MediaAtelier bietet DynaMite für Neukunden leider nicht mehr an. Bestehende Kunden können DynaMite 3 weiterhin hier herunterladen.

Julia in Neue Features, Add-ons

Auswahlmenüs à la mite: erweiterte Suche

Die just veröffentlichten Auswahlmenüs kommen samt Suche daher, über die sich ein jeder Eintrag fix finden lässt. Dieser Suche haben wir soeben ein Update spendiert: Ab sofort kann auch nach Gruppentiteln gesucht werden.

Erfasst man beispielsweise einen neuen Zeiteintrag, kann im Auswahlmenü »Projekt« nicht mehr nur nach dem Namen eines Projekts gesucht werden, sondern auch nach dem eines Kunden. mite schlägt dann alle Projekte des infrage stehenden Kunden zur Auswahl vor.

Unseren herzlichen Dank für eure zahlreichen Anregungen in diese Richtung, die uns stante pede nach der Veröffentlichung erreichten. Eine Freude, die frische Suche schon so intensiv im Einsatz zu wissen.

Julia in Neue Features

Auswahlmenüs à la mite

Eines der zentralen Bedienelemente in mite – das Auswahlmenü – kommt ab sofort in grundlegend neuer Version daher. Bisher setzten wir hier auf die Standard-Elemente des eingesetzten Browsers, nun ist auf allen modernen Browsern Modell Eigenbau im Einsatz. Samt integrierter Suche und übersichtlicherer Darstellung im mite.eigenem Kleid.

Auswahlmenüs bei mite, Erfassen eines neuen Zeiteintrags

Dank des Aufbohrens haben wir nun erstmals die volle Kontrolle über Funktionalität und Aussehen aller Auswahlmenüs. Erst so wurde die Suche möglich. Vor allem Teams, die eine Vielzahl an Projekten und/oder Leistungen jonglieren, wird sie hoffentlich hilfreich zur Seite stehen und bei jeder einzelnen Auswahl eine Spur Zeit sparen. Gebt gerne laut, wie ihr mit den frischen Menüs zurecht kommt, wir freuen uns über euer Feedback.

Unser Merci gilt wie stets allen Nutzern, die diese Erweiterung angeregt haben, sowie dem OpenSource-Projekt Chosen, das unserem Neubau zugrunde liegt. Vielen lieben Dank für die Veröffentlichung des Codes!

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Update, 13. November: Tausend Dank für euer konstruktives, zahlreiches Feedback auf allen Kanälen! Eure Reaktionen waren eindeutig: Funktionalität gut, Design nicht so wirklich. Bei längeren Namen wurden die neuen Menüs aufgrund von Zeilenumbrüchen unübersichtlich, die neue Luftigkeit raubte zuviel Platz und selbst ein galoppierendes Zebra hielt Einzug in die Kommentare.

Zurück ans Reißbrett! Wir haben die Gestaltung der Auswahlmenüs noch einmal mit kritischem Blick überarbeitet und das Update zum Update soeben bereits veröffentlicht. Unser Merci noch einmal für eure offenen Worte. Wir hoffen sehr, dass mite nun wirklich einen Sprung nach vorne machen konnte.

Auswahlmenüs bei mite, zweiter Wurf

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Update, 14. November: Klappt man die neuen Auswahlmenüs aus, passen sie sich nun in der Höhe an den im Browserfenster verfügbaren Platz an. Auf einen Blick sieht man auf größeren Bildschirmen ergo ab sofort deutlich mehr Elemente.

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Update, 15. November: Die Suche hat dazugelernt. Nun lässt sich auch nach Gruppen suchen, beispielsweise nach einem Kunden im Auswahlmenü »Projekt«.

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Update, 28. Januar: Auch in der Breite wachsen die Auswahlmenüs unter »Zeit erfassen« nun mit, wenn der Platz denn vorhanden ist. Maximal werden nun etwa zehn Zeichen mehr dargestellt.

Julia in Neue Features

Such, mite!

Unter den Menüpunkten »Kunden«, »Projekte«, »Leistungen« und »Team« steht ab sofort eine Suche parat. Auch in langen Listen schafft die neue Schnüffelnase fix Überblick.

Suche nach archivierten Projekten

Klick einfach in das in der rechten Seitenleiste positionierte Suchfeld oder drücke f auf deiner Tastatur und gib die ersten Buchstaben des gesuchten Objekts ein. Auf modernen Browsern aktualisiert sich die Ergbnisliste schon während dem Tippen. Auf älteren Browsern und Internet Explorern vor Version 10 drücke bitte die Enter-Taste oder klicke auf das Lupen-Symbol um die Suche zu starten.

Die neue Suche von mite zeigt dir unter allen Menüpunkten diejenigen Objekte an, deren Name den eingegebenen Suchbegriff beinhaltet. Darüberhinaus kann im selben Feld unter »Projekte« auch nach Kundenname gesucht werden und unter »Team« nach E-Mailadressen.

Fixes Finden wünschen wir, auf dass euch die neue Suche gerade auf fleißigen Accounts langwierige Grabungen abnimmt!

Julia in Neue Features

Die Rechnung, bitte: smallinvoice importiert mit mite erfasste Arbeitszeiten

smallinvoice, das Online-Tool zur Rechnungs- und Projektverwaltung, importiert ab sofort im Advanced-Paket mit mite erfasste Arbeitszeiten. Mit wenigen Klicks lassen sich eure Zeiten dort zu ordentlichen Rechnungen weiterverarbeiten.

smallinvoice importiert mit mite erfasste Arbeitszeiten

Aus insgesamt sechs deutschsprachigen Rechnungs-Services könnt ihr nun die für euch perfekt passende Ergänzung zu mite auswählen: sucht ihr nach einer webbasierten Variante, stehen neben smallinvoice auch Billomat, easybill und SalesKing zur Auswahl parat. g*Sales lässt sich auf dem eigenen Server installieren, GrandTotal heißt Mac-User auf dem Desktop willkommen.

Funktionsumfang der Verknüpfung

Mit mite erfasste Arbeitszeiten übernimmt smallinvoice im Advanced-Paket flexibel: die von unserem Listenreport bekannten Filter- und Gruppierungsoptionen stehen auch dort parat. Ob man nur einzelne oder alle Zeiten eines spezifischen Projekts abrechnen möchte, ob nach Leistung oder nach Benutzer gruppiert – all dies und mehr ermöglicht euch die Importoption.

Zeiten aus mite können in Rechnungen bei smallinvoice selbstverständlich durch weitere Dienstleistungs- oder Produktposten ergänzt werden. Nun noch die üblichen Rechnungsangaben wie den Empfänger ergänzen – fertig.

Screencast

mite.integration in smallinvoice auf Vimeo.

Verknüpfung einrichten

Die Verknüpfung von smallinvoice mit mite wurde über unsere offene Datenschnittstelle, die mite.api, realisiert. Damit die zwei Tools miteinander sprechen können, muss daher zuallererst der Zugriff über die mite.api für deinen Benutzer aktiviert werden.

Rufe hierfür bitte dein mite auf:

  1. Klicke auf deinen eigenen Benutzernamen rechts oben.
  2. Aktiviere dort die entsprechende Checkbox im Abschnitt »mite.api«.
  3. Klicke auf »API-Schlüssel anzeigen« und kopiere die daraufhin angezeigte Kombination aus Zahlen und Buchstaben.
  4. Übernehme die Änderung per Klick auf den orangefarbenen »Sichern«-Button ganz unten auf der Seite.

Wechsle nun zu smallinvoice:

  1. Steuere dort den Menüpunkt »Konfiguration => Integration« an und klicke auf mite.
  2. Klicke auf »Editieren«.
  3. Gib dort deine persönliche mite.domain und deinen API-Schlüssel an und klicke auf »Speichern«.

Et voilà! smallinvoice kann ab sofort mit deinem mite kommunizieren und Zeiten jederzeit importieren.

Merci, smallinvoice

Die Anbindungen an mite wurde von smallinvoice in Eigeninitiative entwickelt. Unser herzliches Dankeschön an Graem Lourens und sein Team für ihr Engagement!

Julia in Add-ons, Neue Features

Excel- & CSV-Export: ab zum Krafttraining

Respekt: Über 100.000 Zeiteinträge hat der fleißigste Account bei mite unterdessen erfasst. Aber auch ab von diesem Ausreißer nimmt die Anzahl der Zeiten auf vielen Accounts zu – so einige haben inzwischen zehntausendfach den »Erstellen«-Button geklickt.

So schön das ist, so nervig eine Auswirkung: Der Export der Zeiteinträge Richtung Excel oder als CSV-Datei, zu finden unter dem Menüpunkt »Reports => Zeiten«, ging bei diesen Datenmengen teils in die Knie.

Zeit für ein Krafttraining. Mit dem heute veröffentlichten Umbau läuft der Export nun auch bei vielen Zeiteinträgen wieder anstandslos durch. Und das deutlich fixer, bis zu dreimal so geschwind. Voran voran, auf die nächsten Tausender!

Julia in Maschinenraum, Neue Features

Tastaturkürzel

Die Mail ist beantwortet, der Kunde zufrieden, die Abnahme erfolgt. Man könnte nun die Hand von der Tastatur zur Maus bewegen, auf den Menüpunkt »Zeit erfassen« klicken, die laufende Stoppuhr suchen und sie klicken, um sie zu stoppen. Oder schlicht s tippen.

Tastaturkürzel sind da! Ab dem heutigen Tag können zentrale Funktionen von mite auch auf diesem Wege gesteuert werden. Hat man die Kürzel einmal im Kopf, sparen sie wirklich eine Menge Zeit – das bisschen Vokabelpauken können wir nur empfehlen.

Unterstützt werden unter anderem Aktionen rund um Zeiteinträge sowie der direkte Sprung zu wichtigen Menüpunkten. Bitte drückt (in mite auf eurer Tastatur) die Fragezeichen-Taste, um euch en Detail anzeigen zu lassen, was nun alles klappt. Falls euer Mauszeiger gerade aktiv in einem Eingabefeld wie der Dauer eines Zeiteintrags ist, drückt bitte vorher esc, um das Feld zu verlassen.

Wir hoffen sehr, dass mite mithilfe der frischen Tastaturkürzeln für euch den Turbo-Gang einschalten kann. Bitte meldet euch, falls etwas bei euch noch nicht rund laufen sollte oder euch Verbesserungen in den Sinn kommen. Merci!

Julia in Neue Features